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Conservazione dei documenti
Informazioni e documenti dello Studio Berti Pisa.
Conservazione Sostitutiva a norma
Introduzione
La conservazione sostitutiva a norma è un processo strutturato secondo regole e norme specifiche che ha il fine di garantire nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti informatici. In determinati casi previsti dalla normativa, il processo di conservazione consente inoltre di eliminare l’eventuale copia fisica del documento originale (“conservazione sostitutiva”).
Archiviazione e conservazione
E’ bene precisare che seppur il termine “conservazione” sia spesso inteso come sinonimo di “archiviazione”, nell’ambito della dematerializzazione i due concetti sono ben distinti.
L’archiviazione documentale rappresenta infatti la memorizzazione di un documento su di un supporto o, meglio, all’interno di un sistema documentale (Document Management System – DMS) con finalità di gestione e consultazione ordinaria del documento stesso in formato digitale.
La conservazione è invece una fase generalmente successiva a quella di archiviazione ed ha il fine di garantire valore probatorio ai documenti, rendendoli immodificabili tramite specifiche procedure che prevedono, tra le loro fasi, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.
Come riportato dalle linee guida emanate da AgID, il Manuale di Conservazione è:
“un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”
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